買取システムの乗り換え手順｜在庫データの引っ越しで失敗しない
「今の仕組みが使いにくい」と思っても、乗り換えは腰が重いものです。在庫データが移せるのか、途中で業務が止まらないかが心配だからです。
この記事では、失敗しない進め方を順に整理します。
まず、移すものと移さないものを分ける
全部を移そうとすると失敗します。優先順位はこうです。
- 今ある在庫（これは必須。移さないと売れません）
- 顧客情報（リピーターがいるなら）
- 商品マスタ（型番・カテゴリなど）
- 過去の取引履歴（移さなくても運用できます）
4番目が曲者です。「全部の履歴を移したい」と考えると、作業量が跳ね上がります。過去の記録は今の仕組みに残したまま参照するという割り切りが現実的です。
古物台帳の扱い
ここは法律が関わるので慎重に。古物台帳は最後の記載をした日から3年間の保存義務があります。
乗り換えるときは、切り替え日より前の記録は今までの方法のまま保存し、切り替え日以降を新しい仕組みで記録するのが一般的です。過去分をさかのぼって入力し直す必要はありません。
ただし、警察から照会があったときに、どちらの記録もすぐ出せる状態にしておく必要があります。詳しくは管轄の警察署（生活安全課）にご確認ください。
切り替え日の決め方
- 棚卸の直後にする（在庫が正しい状態で移せます）
- 月初にする（会計の区切りと合います）
- 繁忙期を避ける
いちばん多い失敗は、在庫が合っていない状態で移すことです。ずれたまま移すと、新しい仕組みでもずれ続けます。
手順
- 棚卸をして在庫を確定させる
- 移すデータを書き出す（CSVで出せるか、事前に確認）
- 新しい仕組みに取り込む。まず少量で試す
- 数字が合うか確認する（在庫金額・件数）
- 切り替え日から新しい仕組みで運用
- しばらくは古い仕組みも参照できる状態にしておく
事前に必ず確認すること
- 今の仕組みからデータをCSVで書き出せるか（出せない製品もあります）
- 解約すると過去のデータが見られなくなるか
- 最低契約期間が残っていないか
- 新しい仕組みで取り込みを手伝ってもらえるか
とくに1つ目と2つ目は、契約前に確認しておくべき点です。選び方の全体は「買取管理システムの選び方・比較【失敗しないチェックリスト】」にまとめています。
S-Buddyなら、小さく始めて切り替えられます
S-Buddy（エスバディ） は、7日間の無料トライアルで実際の画面を触ってから決められます。
- トライアル中に実際の買取を1件入れて、台帳と在庫が同時にできるか確かめられます
- 在庫・顧客の取り込みについてはご相談ください
- 最低契約期間の縛りなし・加盟金なし
- 会計ソフトへのCSV出力に対応しているので、出口も塞がりません
- 初期費用0円
まとめ
- 移す優先順位は在庫 → 顧客 → マスタ。過去の履歴は無理に移さない
- 古物台帳は切り替え日より前は今の方法のまま保存。さかのぼって入れ直さない
- 切り替えは棚卸の直後・月初に
- 契約前にCSVで書き出せるかを確認する
