古物台帳はエクセルでいい？無料テンプレの落とし穴と、自動化という選択肢
「古物台帳はエクセルのテンプレートで十分では？」——確かに、始めたばかりで取引が少ないうちは、無料のエクセルテンプレートでも記録できます。ただし、エクセル運用には見落としがちな落とし穴があります。この記事で整理します。
※本記事は一般的な解説です。個別の判断は管轄警察・行政書士にご確認ください。基礎は「古物台帳とは」もどうぞ。
エクセルで古物台帳を付けるメリット
- 無料テンプレートがすぐ手に入る
- パソコンがあればすぐ始められる
- 検索・並べ替えができる
取引が月に数件なら、エクセルでも十分回ります。
エクセル運用の「落とし穴」5つ
1. 入力ミス・上書き事故
セルを1つずらして入力、うっかり上書き保存——エクセルは自由なぶん、壊れやすい。
2. バックアップ忘れ・ファイル紛失
古物台帳は最終記載日から3年保存の義務があります。PCの故障やファイル削除で消えると、義務を満たせません。
3. 「1万円未満の例外品目」は自分で判断
本・ゲーム・CD・バイク等は金額に関わらず記録必須。エクセルは判断してくれないので、抜けやすい。
4. 店舗・スタッフが増えると分散する
店ごと・人ごとにファイルが分かれ、様式も粒度もバラバラに。あとで統一できません。
5. 「すぐ書面で表示」に手間取る
警察から求められたら直ちに書面表示が必要。ファイルを探して整形して…では要件を満たしにくい。
「書ければいい」から「抜けない・出せる」へ
古物台帳の本質は、盗品捜査に協力するための正確な記録です。だからこそ、「とりあえず書けている」よりも、書き漏れがない・すぐ出せることが重要になります。
ここが、手作業（手書き・エクセル）の弱点であり、システム化の価値が出るところです。
S-Buddyなら、買取入力から古物台帳が自動でできる
S-Buddy（エスバディ） は、買取・リユース店の業務システム。買取を入力すると、古物台帳が自動で記録されます。
- 免許証を撮って氏名・住所を自動入力、記載事項の抜けを防止
- 警察提出用のCSV出力に対応（探して整形する手間なし）
- データで一元管理＝3年保存も、複数店舗も、いつでも表示
- スタッフが変わっても記録の粒度が揃う
エクセルの「壊れる・消える・抜ける・出せない」の不安から解放されます。初期費用0円・加盟金なし・7日間無料トライアル。まずは実際の画面でお確かめください。
まとめ
- エクセルは手軽だが、入力ミス・紛失・例外の見落とし・分散・表示の手間が弱点
- 古物台帳は「書ければいい」でなく「抜けない・すぐ出せる」が大事
- 取引や店舗が増えるなら、買取入力から自動記録できるシステムが安心
※記載事項や例外の扱いは改正されることがあります。最新の運用は管轄警察・行政書士にご確認ください。