古物台帳アプリ・システムの選び方｜手書き・エクセルからの卒業
取引が増えてくると、手書きやエクセルの古物台帳は「書き漏れ」「探せない」で限界が来ます。そこで検討したいのが古物台帳アプリ・システムです。この記事では、選ぶときに見るべきポイントを整理します。
※本記事は一般的な解説です。個別の判断は管轄警察・行政書士にご確認ください。基礎は「古物台帳とは」もどうぞ。
そもそもアプリ・システム化する意味
古物台帳の本質は「盗品捜査に協力できる正確な記録」。だから、システムに求めるのは「見た目のきれいさ」より、記録が抜けない・すぐ出せることです。手作業の弱点（記載漏れ・紛失・警察提出の手間）を仕組みで消せるかが判断軸になります。
選ぶときのチェックポイント
1. 買取入力と古物台帳が「つながっている」か
台帳だけの単機能ソフトだと、結局二重入力になります。買取を入力したら台帳が自動でできるのが理想です。
2. 記載事項の抜けを防げるか
5項目（年月日・品目数量・特徴・相手方・本人確認区分）を入力に沿って埋められるか。免許証OCRで氏名住所を自動入力できると、本人確認の記録もスムーズです。
3. 警察提出用の出力に対応しているか
求められたら直ちに書面表示が必要。CSV・所定様式で出力できると安心です。
4. 複数店舗・複数スタッフでも揃うか
店・人が増えても記録の粒度が揃い、一元管理できるか。
5. 3年保存・データ保全は大丈夫か
最終記載日から3年の保存義務。バックアップやデータ保全の仕組みがあるか。
6. 料金と縛り
月額・初期費用・最低契約期間・アカウント数の課金方式。1ログインごとに課金されると、スタッフが増えると割高になります。
S-Buddyはどう応えるか
S-Buddy（エスバディ） は、買取・リユース店の業務システム。上のチェックポイントをまとめて満たします。
- 買取入力 → 古物台帳が自動記録（二重入力なし）
- 免許証OCRで氏名・住所を自動入力
- 警察提出用CSV出力に対応
- 複数店舗・複数スタッフでも一元管理・粒度が揃う
- データで3年保存、いつでも表示
- 3名まで基本料金に込み（1ログインごとの課金ではない）・初期費用0円・加盟金なし・7日間無料トライアル
しかもS-Buddyは、古物台帳だけでなく買取・在庫・販売POS・会計まで一気通貫。台帳のためだけに別ソフトを増やさずに済みます。
まとめ
- システム選びの軸は「抜けない・すぐ出せる」
- 見るべきは、買取入力との連動／記載漏れ防止／警察提出出力／多店舗対応／3年保存／料金と縛り
- 台帳単機能より、買取〜会計まで一気通貫のほうが二重入力が減る
※記載事項や保存要件は改正されることがあります。最新の運用は管轄警察・行政書士にご確認ください。