古物台帳とは？記載事項・書き方・保存期間をわかりやすく解説【2026年版】
古物商の許可を取ってお店を始めると、必ずついてくるのが「古物台帳（帳簿）」の記録です。これは古物営業法で定められた法律上の義務で、記録を怠ると罰則の対象になることもあります。
この記事では、「古物台帳とは何か」「何を書くのか（記載事項）」「1万円未満は書かなくていいのか」「保存期間はどれくらいか」「手書き・エクセル・システムの違い」を、はじめての方にもわかるように整理します。
※本記事は一般的な解説です。個別の判断は、管轄の警察（生活安全課）や行政書士にご確認ください。
古物台帳とは（古物営業法第16条の帳簿）
古物台帳とは、中古品を買い取ったとき・売ったときに、その取引の内容を記録しておく法定の帳簿です。根拠は古物営業法第16条。目的は、盗品が市場に流れたときに警察が流通経路をたどれるようにすること（盗品の売買防止・被害回復）です。
つまり古物台帳は「お店の売上管理のため」ではなく、「警察の捜査に協力するための義務の記録」です。ここが普通の売上ノートと違うところです。
古物台帳の記載事項（書くべき5項目）
古物を「受け取ったとき（買取など）」または「引き渡したとき（販売など）」に、その都度、次の事項を記録します。
| 記載事項 | 内容 |
|---|---|
| 取引の年月日 | いつ取引したか |
| 古物の品目及び数量 | 何を・いくつ |
| 古物の特徴 | 型番・メーカー・色・傷・シリアル等、後で特定できる特徴 |
| 相手方の住所・氏名・職業・年齢 | 取引相手の情報 |
| 本人確認の措置の区分 | 運転免許証で確認した等、どの方法で本人確認したか |
特に「古物の特徴」と「相手方の確認」は、盗品捜査で重要になるため、あいまいだと指導の対象になり得ます。
「1万円未満は記録不要」は本当？例外品目に注意
古物台帳には「対価の総額が1万円未満の取引は記録義務が免除される」という原則があります。ただし、これには重要な例外があります。
次のような品目は、1万円未満でも記録が必要です（盗品が出やすい・足がつきにくいものが対象）。
- 本・ゲームソフト・CD／DVD
- バイク（自動二輪車・原動機付自転車）及びその部品 など
「安いから書かなくていい」と思い込むと、実は必須だった——という取りこぼしが起きやすいポイントです。扱う商材によっては金額に関わらず全件記録が無難です。
古物台帳の保存期間は「3年」
古物台帳は、最後に記載した日から3年間、営業所（または古物市場）に備え付けて保存する義務があります。
パソコンやシステムで電磁的に記録している場合も同様に3年間保存し、警察から求められたら直ちに書面で表示できる状態にしておく必要があります。「データはあるけどすぐ出せない」では要件を満たしません。
書き方は3通り（手書き・エクセル・システム）とそれぞれの落とし穴
古物台帳の付け方には、大きく3つの方法があります。
1. 手書き（紙の台帳）
- 手軽に始められるが、記載漏れ・字の判読不能・紛失のリスク。
- 取引が増えると転記が追いつかず、後回し→未記入が発生しがち。
2. エクセル・テンプレート
- 無料テンプレートで始められるが、入力ミス・上書き事故・バックアップ忘れが起きやすい。
- 「1万円未満の例外品目」など判断はすべて人任せで、抜けやすい。
- 店舗が増える・スタッフが増えると、ファイルが分散して統一できない。
3. システム（買取業務ソフト）で自動記録
- 買取を入力すると古物台帳が自動でできる方式。
- 記載事項の抜けを防ぎ、警察提出用の様式・CSVもそのまま出力できる。
- スタッフが変わっても記録の粒度が揃う。
取引件数が少ないうちは手書き・エクセルでも回りますが、件数が増えるほど「記録漏れ＝法令リスク」が積み上がるのが古物台帳の怖いところです。
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まとめ
- 古物台帳は、古物営業法で定められた取引記録の義務（目的は盗品捜査への協力）
- 記載事項は年月日・品目数量・特徴・相手方情報・本人確認区分の5つ
- 1万円未満は原則不要だが、本・ゲーム・CD・バイク等は例外で記録必須
- 保存期間は最終記載日から3年（データでも3年・すぐ書面表示できること）
- 件数が増えるほど手書き・エクセルは記録漏れリスク大 → システムで自動記録が安心
※記載事項や例外品目の細かい取り扱いは改正されることがあります。最新の運用は管轄警察・行政書士にご確認ください。
出典・参考
- 三澤行政書士事務所「古物台帳の書き方と1万円未満の罠！」 https://www.gyo338.jp/kobutsu-guide/kobutsu-ledger/
- ハワード法務事務所「古物商の取引記録義務とは？【早見表】」 https://hayward-law.com/kobutsusho/archives/5155
- 金子行政書士事務所「古物台帳の書き方とは？取引記録義務と保存期間」 https://kobutsu.kaneko-gyosei-office.com/articles/ledger.html